Самая эффективная структура ресторана или кафе — та, при которой заведение работает как часы. Но если поставить все на конвейер, можно упустить много значимых нюансов. Как грамотно организовать управление баром, не упустив детали?

Подводные камни стандартов

Любой владелец бизнеса знает, что у стандартов три основных проблемы.

Проблема 1. Стандарты сложно организовать и зафиксировать. Бумажные документы — популярное, но совершенно не соответствующее современным стандартам решение. Бумажное поручение или служебную записку нужно регистрировать, сканировать, хранить. Это неудобно и неэффективно.

Проблема 2. Стандартами сложно управлять. Если вы или ваш аудитор захотите обратиться к стандарту, нужно искать «бумажку» или сохраненный непонятно где скан документа. Если вы захотите его скорректировать, нужно выпускать новый документ, отменяющий старый, сканировать его заново и заставлять весь персонал читать его по еще одному кругу.

Проблема 3. Стандарты тяжело доносить до персонала. Половина менеджеров, не говоря уже об официантах и администраторах, вообще не читают бумажные стандарты (даже если это прописано в их должностных инструкциях). Для молодых сотрудников, привыкшим к гаджетам и не привыкшим к бюрократии, документ — не источник знаний, а просто скучная бумажка.

Организация структуры кафе через чек-листы

Формализовать все процессы в ресторане можно через систему исполнительских форм (чек-листов), которые хранятся в облаке.

Чек-листы легко заменяют бумажные стандарты. Как и в обычных документах, в них можно прописать, какая штатная единица ответственна за процесс, как именно она должна его исполнить и кому она потом передает информацию о неточностях или форс-мажорах. Если вы создадите десяток четких инструкций под каждый процесс, то сформируете структуру управления, не подверженную влиянию человеческого фактора. Администратор бара всегда будет знать, что он обязан сделать в начале, середине и конце смены. Все ваши сотрудники будут знать, как именно должен выглядеть зал до того, как в него войдет первый гость, как следует украшать блюда и кто ответственен за уборку.

Все чек-листы ресторана можно разбить по процессам или по ролям. Это систематизированная структура, в которой даже новый сотрудник быстро найдет нужный стандарт. На рынке есть платформы, которые дают доступ к исполнительским формам с любого устройства, поэтому сделает он это прямо на рабочем месте, со своего гаджета.

Управление и аудит бара через чек-листы

Чек-лист может быть не только единицей нормативной базы, но и основой ресторанного аудита. После того, как менеджер или администратор исполнит чек-лист, аудитор может проверить правильность процесса. Вы можете настроить для него контроль по тем же чек-листам, которыми пользуются менеджеры, или сформировать дополнительные формы.

Если возник спор, чек-лист выступит беспристрастным арбитром. Сверившись с ним, можно сразу понять, кто неправ: исполнитель или контролер. Иногда бывает так, что ошибка закралась в саму форму, и тогда это повод исправить ее.

Анализируя ежедневное следование стандартам, аудитор будет накапливать информацию о каждом из процессов в ресторане. А систематический сбор информации — основа для изменений и улучшений. Работая с четкими формами, менеджеру с большей долей вероятности придет в голову, как улучшить ваши процессы и сделать так, чтобы кафе приносило больше прибыли.